Połączenie spółek nie sprowadza się do przygotowania uchwał i dokonania wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. To proces obejmujący jednocześnie kwestie korporacyjne, podatkowe, finansowe i organizacyjne.
Dobrze przygotowana fuzja może służyć uporządkowaniu struktury grupy, konsolidacji działalności, ograniczeniu kosztów albo zwiększeniu skali przedsiębiorstwa. Błędy popełnione na etapie przygotowania mogą natomiast ujawnić się dopiero po połączeniu – gdy przejęte zostaną nie tylko aktywa, ale również zobowiązania i istniejące ryzyka.
Dlatego proces warto rozpocząć od odpowiedzi na pytanie nie „jak połączyć spółki?”, lecz „co biznesowo ma dać ich połączenie?”.
Dwa podstawowe sposoby połączenia spółek
W praktyce proces może zostać przeprowadzony przede wszystkim poprzez łączenie przez przejęcie albo łączenie przez zawiązanie nowej spółki.
W pierwszym wariancie jedna ze spółek przejmuje majątek drugiej. W drugim majątek łączących się podmiotów przechodzi na nowo utworzoną spółkę.
Wybór konstrukcji powinien uwzględniać m.in. strukturę właścicielską, składniki majątku, istniejące zobowiązania, model docelowej działalności oraz konsekwencje podatkowe i rachunkowe.
Krok 1. Ustalenie celu i struktury transakcji
Proces powinien rozpocząć się od określenia ekonomicznego uzasadnienia fuzji.
Może nim być np. konsolidacja działalności prowadzonej przez kilka podmiotów, uproszczenie grupy kapitałowej, zwiększenie skali działania czy ograniczenie kosztów administracyjnych.
Na tym etapie warto wstępnie ustalić strukturę transakcji, harmonogram oraz docelowy model właścicielski.
Ma to znaczenie również z perspektywy podatkowej. Konstrukcja połączenia nie powinna być projektowana w oderwaniu od jego rzeczywistego uzasadnienia gospodarczego.
Krok 2. Due diligence przed połączeniem
Jednym z najważniejszych etapów poprzedzających fuzję jest due diligence.
Analiza może obejmować sytuację prawną, finansową i podatkową spółek, zatrudnienie, własność intelektualną, nieruchomości, finansowanie oraz najważniejsze kontrakty.
Szczególnej uwagi mogą wymagać:
- trwające postępowania sądowe i administracyjne,
- zobowiązania podatkowe,
- umowy kredytowe i finansowanie,
- zabezpieczenia ustanowione na majątku,
- licencje i koncesje,
- umowy zawierające szczególne postanowienia dotyczące reorganizacji,
- kwestie pracownicze,
- własność kluczowych składników majątku.
Celem due diligence nie jest wyłącznie stworzenie listy problemów. Wyniki badania powinny wpływać na konstrukcję i harmonogram całego połączenia.
Krok 3. Przygotowanie planu połączenia
Kolejnym etapem jest przygotowanie dokumentacji wymaganej dla wybranego trybu połączenia.
Jednym z jej podstawowych elementów jest plan połączenia. Określa on zasadnicze warunki procesu i – zależnie od konkretnej struktury – może obejmować m.in. informacje dotyczące uczestniczących spółek, stosunku wymiany udziałów lub akcji oraz innych elementów wymaganych przepisami.
Z planem mogą być związane również odpowiednie załączniki i dalsze obowiązki informacyjne.
Zakres dokumentacji oraz konieczność udziału biegłego powinny być każdorazowo oceniane dla konkretnego rodzaju połączenia, ponieważ przepisy przewidują również procedury uproszczone.
Krok 4. Uchwały i formalności korporacyjne
Następnie konieczne jest przeprowadzenie wymaganych czynności po stronie organów uczestniczących spółek.
W zależności od przyjętego trybu obejmuje to m.in. podjęcie odpowiednich uchwał dotyczących połączenia.
Na tym etapie istotne staje się również skoordynowanie procesu prawnego z sytuacją operacyjną przedsiębiorstw.
Fuzja może bowiem wymagać wcześniejszej analizy relacji z bankami, kontrahentami, pracownikami czy podmiotami udzielającymi zezwoleń lub koncesji.
Samo spełnienie wymogów korporacyjnych nie zawsze oznacza więc, że przedsiębiorstwo jest gotowe do połączenia w sensie biznesowym.
Krok 5. Wpis połączenia do KRS
Kluczowym momentem procesu jest dokonanie odpowiedniego wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Z połączeniem wiąże się sukcesja uniwersalna. W uproszczeniu oznacza to przejście praw i obowiązków spółki przejmowanej albo spółek łączących się na ich następcę prawnego.
Ma to ogromne znaczenie praktyczne.
Przedmiotem połączenia nie są bowiem wyłącznie wartościowe aktywa i kontrakty. Następca może wejść również w istniejące zobowiązania oraz ryzyka prawne i podatkowe.
To kolejny powód, dla którego analiza poprzedzająca fuzję jest tak istotna.
Krok 6. Podatki i rachunkowość
Konsekwencje podatkowe powinny być analizowane jeszcze przed podjęciem finalnych decyzji korporacyjnych.
W zależności od konstrukcji połączenia znaczenie mogą mieć zagadnienia związane m.in. z CIT, VAT, sytuacją podatkową wspólników, stratami podatkowymi, cenami transferowymi czy sposobem kontynuacji wartości podatkowych.
Osobnym zagadnieniem pozostaje rachunkowość.
Ujęcie bilansowe połączenia nie zawsze odpowiada jego skutkom podatkowym. W praktyce może więc powstać potrzeba wcześniejszego przygotowania działu finansowego i księgowości do funkcjonowania już po dniu połączenia.
Nie należy zakładać, że każda fuzja automatycznie będzie neutralna podatkowo. Ocena wymaga analizy konkretnej struktury.
Krok 7. Czy potrzebna będzie zgoda UOKiK lub innego organu?
Przy większych transakcjach trzeba dodatkowo sprawdzić, czy planowana koncentracja podlega obowiązkowi zgłoszenia właściwemu organowi ochrony konkurencji.
Dodatkowe wymagania mogą występować również w działalności regulowanej.
Jeżeli uczestnicy posiadają koncesje, licencje albo inne decyzje administracyjne niezbędne do prowadzenia biznesu, jeszcze przed połączeniem warto ustalić, jaki wpływ będzie miała na nie sukcesja oraz czy wymagane są dodatkowe działania.
W transakcjach transgranicznych zakres analizy staje się odpowiednio szerszy.
Krok 8. Dzień po połączeniu
Formalny finał fuzji nie oznacza końca całego projektu.
Połączenie dwóch przedsiębiorstw wymaga później ujednolicenia procesów, dokumentacji, systemów informatycznych, zasad księgowych i organizacji pracy.
Należy również zadbać o aktualizację danych oraz prawidłową komunikację z kontrahentami, pracownikami i instytucjami finansowymi.
W praktyce właśnie ten etap często przesądza o tym, czy zakładane wcześniej synergie rzeczywiście zostaną osiągnięte.
Najczęstsze ryzyka przy łączeniu spółek
Problemy nie zawsze wynikają z najbardziej skomplikowanych elementów transakcji.
Źródłem komplikacji mogą być niedostrzeżone zobowiązania, nieuwzględnione postanowienia ważnego kontraktu, brak wymaganej zgody, nieprawidłowo zaplanowane skutki podatkowe albo brak przygotowania przedsiębiorstwa do działania po fuzji.
Dlatego szczególnej uwagi wymagają przede wszystkim:
- zakres przeprowadzonego due diligence,
- zobowiązania i postępowania istniejące przed połączeniem,
- kluczowe kontrakty,
- finansowanie i zabezpieczenia,
- skutki podatkowe,
- wymagane zgody administracyjne,
- dokumentacja korporacyjna,
- plan integracji po połączeniu.
Im wcześniej ryzyko zostanie wykryte, tym większa możliwość uwzględnienia go w strukturze transakcji.
Kiedy warto zaangażować kancelarię?
Wsparcie prawne przy fuzji może rozpocząć się jeszcze przed formalnym uruchomieniem procedury.
Prawnik może uczestniczyć w due diligence, projektowaniu struktury transakcji, przygotowaniu planu i pozostałej dokumentacji korporacyjnej, analizie umów oraz koordynowaniu procesu rejestrowego.
Przy bardziej złożonych projektach konieczna może być równoległa współpraca prawników z doradcami podatkowymi, księgowością oraz osobami odpowiedzialnymi za finanse i operacje przedsiębiorstwa.
Przedsiębiorcy z Gdyni i Trójmiasta planujący reorganizację działalności lub połączenie spółek mogą skonsultować proces z Adwokat Gdynia – Kancelarią Wyze, prowadzącą obsługę prawną przedsiębiorców i spółek.
Kancelaria Wyze – Adwokat w Gdyni
ul. Świętojańska 37/6
81-391 Gdynia
tel. 796 794 228
Dobrze przeprowadzona fuzja powinna łączyć prawidłową procedurę korporacyjną z analizą podatkową i przygotowaniem operacyjnym. Sam wpis w KRS jest jednym z etapów procesu – nie jego jedynym celem.